Datenschutzerklärung für das Kundenportal

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Kundenportal von Urban Ads, in dem Ladenbesitzer und Werbetreibende ihre Bildschirme, Anzeigen, Buchungen, Verträge und Abrechnungen verwalten. Für den Besuch unserer Website gilt die Datenschutzerklärung der Website.

Das Portal richtet sich an Unternehmen. Personenbezogen sind dabei vor allem die Daten der Menschen, die für ein Kundenunternehmen im Portal arbeiten, und die Daten von Einzelunternehmern. Wir verarbeiten sie als Verantwortlicher für unsere eigenen Zwecke, nicht im Auftrag Ihres Unternehmens.

1. Verantwortlicher

Vincent Burkhardt (Urban Ads)
Fichtenweg 8a
79336 Herbolzheim
E-Mail: [email protected]

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Wir betreiben das Portal auf eigenen Servern in Deutschland. Verträge, Rechnungen, Anzeigen und alle übrigen Daten Ihres Unternehmens liegen dort.
• Externe Dienste setzen wir nur für die Verbindung (Cloudflare), den E-Mail-Versand (Resend) und die Nutzungsanalyse (PostHog, Server in der EU) ein.
• Die Nutzungsanalyse mit Kennung und Sitzungsaufzeichnung läuft nur mit Ihrer Einwilligung. In Aufzeichnungen sind alle Texte, Eingaben, Bilder und Videos verdeckt.
• Wir nutzen keine Werbe- oder Retargeting-Dienste und verkaufen keine Daten. Die Karten im Portal liefern wir selbst aus.
• Rechnungen, Gutschriften und Verträge müssen wir nach dem Steuer- und Handelsrecht mehrere Jahre aufbewahren; alles andere löschen wir, sobald wir es nicht mehr brauchen (Abschnitt 13).

3. Server, Verbindung und Protokolle

Das Portal läuft auf Servern in Deutschland, die wir selbst betreiben; einen Hosting-Dienstleister gibt es nicht. Die Verbindung aus dem Internet zu unseren Servern läuft über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare nimmt die verschlüsselte Verbindung Ihres Browsers an, wehrt Angriffe ab und leitet die Anfrage verschlüsselt an unsere Server weiter. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse und die technischen Angaben Ihres Browsers, für die kurze Zeit der Weiterleitung auch die Inhalte der Anfrage.

Cloudflare verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Unsere Server protokollieren jede Anfrage mit IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Adresse, Statuscode, Browserangaben und, wenn Sie angemeldet sind, der Kennung Ihres Benutzerkontos. Wir brauchen die Protokolle, um das Portal stabil zu betreiben, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, funktionsfähigen Portal. Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht, es sei denn, wir brauchen sie zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls.

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Ihr Zugang wird von uns angelegt, wenn Ihr Unternehmen einen Vertrag mit uns schließt oder Sie als weitere Person einlädt. Wir speichern Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rollen im Unternehmen, Ihr Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert) und, wenn Sie ihn einrichten, den Schlüssel für den zweiten Anmeldefaktor. Die Anmeldung läuft über einen Anmeldedienst auf unseren eigenen Servern.

Nach der Anmeldung legt das Portal ein Sitzungs-Cookie und ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Anfragen ab. Beide sind für das Portal technisch notwendig und brauchen keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Sitzung endet nach spätestens 24 Stunden. Zu jeder Sitzung speichern wir IP-Adresse, Browserangaben und Zeitpunkt, damit wir Missbrauch Ihres Kontos erkennen und Sie bei Rückfragen unterstützen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen zu erfüllen und das Portal abzusichern. Die Kontodaten speichern wir, solange Ihr Zugang besteht. Endet der Vertrag Ihres Unternehmens, bleibt der Zugang für Unterlagen und Abrechnungen noch höchstens 12 Monate lesend erhalten.

5. Verträge und elektronische Unterschrift

Verträge schließen Sie im Portal ab. Wenn Sie unterschreiben, speichern wir als Nachweis, wer wann welchem Dokument zugestimmt hat: Ihren Namen, Ihr Benutzerkonto, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, Browserangaben und einen Prüfwert (SHA-256) des Dokuments, mit dem sich später zeigen lässt, dass der Text nicht verändert wurde. Diese Angaben stehen auch im Vertragsdokument. Ebenso halten wir fest, wann Sie Abrechnungsvereinbarungen akzeptiert haben.

Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses). Verträge und Nachweise bewahren wir sechs Jahre nach Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag endet, soweit sie Buchungsbelege sind acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Unternehmen, Läden, Bildschirme und Anzeigen

Für den Betrieb verarbeiten wir die Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Laden (Firmenname, Anschrift, Ansprechpersonen, Öffnungszeiten, Lage auf der Karte), die Bildschirme mit ihrem technischen Zustand, Ihre Buchungen und Freigaben sowie die hochgeladenen Anzeigen. Jeder Bildschirm meldet, wann er welche Anzeige gezeigt hat; diese Wiedergabenachweise sind Grundlage der Abrechnung.

Anzeigen und Bilder speichern wir auf unseren eigenen Servern. Zeigt eine Anzeige Personen, ist das werbende Unternehmen dafür verantwortlich, dass es die nötigen Rechte und Einwilligungen hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Ansprechpersonen, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anzeigen und Unternehmensdaten, die wir nicht aufbewahren müssen, löschen wir spätestens 90 Tage nach Vertragsende; Wiedergabenachweise als Abrechnungsgrundlage nach acht Jahren.

7. Abrechnung und Zahlungen

Für Rechnungen an Werbetreibende und Gutschriften an Ladenbesitzer verarbeiten wir Rechnungsanschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Positionen und Beträge sowie Ihre Bankverbindung (IBAN, Kontoinhaber) für Auszahlungen und, wenn Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, das Mandat mit Datum und Mandatsreferenz. Geben Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer an, prüfen wir sie über das Bestätigungsverfahren der EU-Kommission (VIES). Zahlungen laufen über unsere Bank.

Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Aufbewahrung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Rechnungen und Gutschriften bewahren wir acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 AO), Buchungen zehn Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.

8. Nachrichten, Support und Benachrichtigungen

Im Portal können Sie Nachrichten mit anderen Unternehmen und mit unserem Support austauschen. Wir speichern die Nachrichten mit Absender und Zeitpunkt. Damit Absender sehen, ob eine Nachricht angekommen ist und gelesen wurde, halten wir Zustellung und Lesen mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserangaben fest. Benachrichtigungen im Portal löschen wir nach 180 Tagen, Ankündigungen an alle Kunden nach einem Jahr, Support-Gespräche drei Jahre nach ihrem Abschluss.

Melden Sie uns rechtswidrige Inhalte, etwa eine Anzeige, verarbeiten wir Ihre Angaben und Ihre Meldung, um ihr nachzugehen, und bewahren die Meldung mit unserer Entscheidung auf. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer nachvollziehbaren Kommunikation und einem rechtssicheren Portal.

9. E-Mails

Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen und Rechnungen versenden wir über Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, den Inhalt der E-Mail und den Zustellstatus und verarbeitet sie in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Welche Benachrichtigungen Sie per E-Mail erhalten, stellen Sie in Ihrem Konto ein.

10. Nutzungsanalyse mit PostHog

Um zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden und wo es hakt, nutzen wir PostHog Cloud EU, einen Dienst der PostHog Inc., 2261 Market St., San Francisco, USA, mit Servern in Frankfurt am Main. PostHog verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Die Verbindung läuft über unseren eigenen Server, der keine Cookies und keine Anmeldedaten weitergibt; Ihre IP-Adresse wird bei PostHog nicht gespeichert. Für einen möglichen Zugriff aus den USA, etwa im Supportfall, gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Bevor Sie entscheiden, senden wir nichts an PostHog. Ohne Einwilligung („Nur notwendige“) zählen wir Seitenaufrufe nur anonym, ohne Cookies und ohne Speicherung in Ihrem Browser, wie auf unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mit Ihrer Einwilligung („Analyse erlauben“) speichert PostHog eine Kennung als Cookie und im Local Storage. Wir verknüpfen die Nutzung mit der Kennung Ihres Benutzerkontos und Ihres Unternehmens, nicht mit Namen oder E-Mail-Adresse. Erfasst werden aufgerufene Seiten, Klicks (auch als Klickkarte), technische Fehlermeldungen und Ladezeiten. Zusätzlich zeichnen wir Sitzungen auf, um Fehler nachvollziehen zu können; in den Aufzeichnungen sind alle Texte und Eingaben verdeckt und Bilder und Videos durch leere Flächen ersetzt. Gelegentlich bitten wir Sie in einer kurzen Umfrage um Ihre Meinung, und wir schalten neue Funktionen schrittweise frei. Rechtsgrundlage sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Aufzeichnungen löscht PostHog nach 30 Tagen, die übrigen Daten nach höchstens 12 Monaten. Ihre Einwilligung ist freiwillig; ohne sie können Sie das Portal ohne Einschränkung nutzen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß des Portals widerrufen. Wenn wir für Ihr Unternehmen im Portal tätig sind, etwa im Support, wird nichts erfasst.

11. Karten

Die Karten im Portal zeichnen wir aus Kartendaten von OpenStreetMap, die wir auf unseren eigenen Servern bereithalten. Beim Anzeigen einer Karte wird keine Verbindung zu OpenStreetMap oder anderen Kartendiensten aufgebaut.

Die Anschrift eines Ladens wandelt unser Server in Koordinaten um und ordnet sie einem Ort zu. Dafür fragt er den Suchdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht) und die OpenPLZ API ab. Übermittelt werden nur Straße, Postleitzahl und Ort, nicht Ihre IP-Adresse oder Ihr Name. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Läden richtig auf der Karte zu zeigen.

12. Empfänger

Ihre Daten erhalten außer uns nur

• Cloudflare (Verbindung), Resend (E-Mail) und PostHog (Nutzungsanalyse) als unsere Auftragsverarbeiter,
• die Suchdienste Nominatim und OpenPLZ API mit der Anschrift eines Ladens (Abschnitt 11),
• die Unternehmen, mit denen Sie im Portal zusammenarbeiten, soweit es für die Buchung nötig ist: Ladenbesitzer sehen Firma und Anzeigen der Werbetreibenden, Werbetreibende Laden, Bildschirm und Wiedergabenachweise,
• unsere Bank für Zahlungen und Lastschriften,
• Steuerberatung und Finanzbehörden, soweit es für unsere Buchhaltung und Steuern nötig ist, sowie Stellen, an die wir gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind.

13. Speicherdauer im Überblick

Die gesetzlichen Fristen laufen ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Während einer Aufbewahrungsfrist nutzen wir die Daten nur noch für diesen Zweck.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht

• auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dazu einfach an [email protected].

15. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder brauchen sie, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

16. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Behörde: dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

17. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Die Angaben zu Konto, Unternehmen und Abrechnung brauchen wir, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen; ohne sie können Sie das Portal nicht nutzen. Die Einwilligung in die Nutzungsanalyse ist freiwillig. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen (Art. 22 DSGVO). Ob eine Anzeige läuft, entscheidet der Ladenbesitzer, auch wenn er festlegt, dass Anzeigen ohne einzelne Prüfung freigegeben werden.

18. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026